Administrativ koordinator

Verksamhetsstödet vid KTH

Verksamhetsstödets uppgift är att stödja universitetets utbildning och forskning. KTH:s verksamhetsstöd är inne i en spännande fas där vi tillsammans arbetar med utveckling av våra arbetsformer. Som medarbetare inom verksamhetsstödet bidrar du till KTH:s uppdrag att forska, utbilda och skapa samhällsnytta och får samtidigt möjlighet till egen professionell utveckling.

SciLifeLab Campus Solna

SciLifeLab är ett internationellt ledande forskningscentrum som grundades 2010 genom en gemensam satsning mellan fyra universitet: Karolinska institutet (KI), Kungliga tekniska högskolan (KTH), Stockholms universitet (SU) och Uppsala universitet (UU). SciLifeLab utvecklar, använder och erbjuder avancerade tekniker för att skapa ökad förståelse av livsviktiga processer på molekylär nivå med fokus på hälsa och miljö.

På SciLifeLab Campus Solna (CS) bedrivs forskning av grupper från Stockholm Trio (KI-KTH-SU) och här finns även nationella infrastrukturer som erbjuder tekniska tjänster till forskare och företag. På CS kombineras avancerad teknik med ett brett kunnande inom fyra områden: Cell- & molekylärbiologi, Evolution & biodiversitet, Precisionsmedicin & diagnostik och Smittspridning & infektionsbiologi. Fler än 1200 personer arbetar på CS i de två byggnaderna Alfa och Gamma (16 500 m2).

Vi söker en administrativ koordinator till ett dynamiskt team som ständigt arbetar för att förbättra SciLifeLab CS.

Arbetsuppgifter

Du kommer jobba inom gruppen Site Support som har ansvaret för drift och utveckling av CS. Arbetet innebär en kombination av självständiga och rutinmässiga uppgifter, samt täta kontakter med personer både inom och utanför verksamheten. Du kommer att ansvara för planering och genomförande av möten, samt säkerställa kommunikation av beslut och andra dokument. Du kommer också att delta i utveckling och dokumentation av processer och rutiner, riskanalyser och ärendehantering.

Arbetet inkluderar:

• Planera dagordning för olika typer av möten på kort och lång sikt
• Datumplanering samt utskick av kallelse
• Tillse att underlag finns tillgängliga
• Föra mötesanteckningar och skriva utkast till protokoll
• Beredning av beslutsdokument och löpande övervaka beslut
• Säkerställa kommunikation av beslut och andra dokument
• Framtagande och dokumentation av processer och rutiner, delaktighet i utvärderings- och utredningsarbete, riskanalys m.m
• Hantering av ärenden via ärendehanteringssystem
• Övrig förekommande service

Som administrativ koordinator kommer du att ha möjlighet att ta egna initiativ till förbättringar och effektivisering, samt utveckla rollen. Fördelningen av arbetet inom Site Support är dynamisk, så det finns möjlighet för arbetsuppgifter att förändras eller tillkomma med tiden.

Vi erbjuder

• En anställning på ett ledande tekniskt universitet som skapar kunskap och kompetens för en hållbar framtid
• Engagerade och ambitiösa kollegor samt en kreativ, internationell och dynamisk miljö

Läs mer om hur det är att arbeta på KTH.

Kvalifikationer

Krav

För att vara kvalificerad för tjänsten bör du ha minst en gymnasieutbildning som är universitetsförberedande.

Du har förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift, på både svenska och engelska, samt kan växla obehindrat mellan språken under pågående samtal med flera i grupp, då det krävs i det dagliga arbetet.

Som person ska du kunna strukturera, följa upp och dokumentera ditt arbete på ett effektivt sätt inom rimligatidsramar, samt vara tydlig i din kommunikation och kan hantera flera olika projekt parallellt. Du kan prioritera om bland dina arbetsuppgifter när så behövs.

Du är noggrann med detaljerna i ditt arbete och ser brister i rutiner och dokumentation som möjligheter att göra förbättringar. Med arbetet följer ett självständigt ansvar för de egna arbetsuppgifterna men där det gemensamma resultatet står i fokus.

Innehavaren av tjänsten har god planeringsförmåga, är flexibel, orädd för förändringar, samt har förmågan att agera effektivt även när förutsättningar förändras. Du kan prioritera om bland dina arbetsuppgifter när så behövs.

För att trivas i rollen behöver du vara en serviceinriktad relationsbyggare med diplomatisk förmåga. Du kommunicerar tydligt, skapar goda relationer och bidrar till gruppen med din erfarenhet och kompetens. Förändringar och förbättringar görs med målet att ständigt förbättra SciLifeLab CS som helhet. Då arbetet innebär många och täta kontakter med mycket engagerade forskargrupper (i dagsläge ≈ 100 med en stark internationell prägel) kommer vi att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Meriterande

Det är meriterande med utbildning och fördjupade kunskaper inom administration, ekonomi, arbetsmiljö, upphandling eller projektledning.

Har du erfarenhet av administration och/eller kvalitetsarbete inom universitetsvärlden, kunskap om regelverk inom statlig verksamhet eller erfarenhet om olika arbetssätt och kommunikation är det också meriterande.

Fackliga representanter

Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på KTH:s webbsida.

Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time).

Om anställningen

Anställningen gäller tillsvidare enligt avtal.
Anställningen inleds med sex månaders provanställning.

Övrigt

Strävan efter jämställdhet, mångfald och lika villkor är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering läs mer här.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.

Om KTH

KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, historia och filosofi. Läs mer här