Vice Head of Operations, SciLifeLab Administrative Centre in Uppsala and Operations Office

Vice Head of Operations, SciLifeLab Administrative Centre in Uppsala and Operations Office

SciLifeLab is a leading international research centre for molecular biosciences, established in 2010 through a collaboration between four Swedish universities: Karolinska Institutet (KI), KTH Royal Institute of Technology, Stockholm University (SU), and Uppsala University (UU). Our mission is to develop, utilize, and provide access to advanced technologies that enhance understanding of molecular processes in health and environment. Since 2013, SciLifeLab has been designated national research infrastructures and now operates across most major Swedish universities. All personnel are employed by one of the affiliated universities.

Approximately 25% of SciLifeLab’s national infrastructure is located in Uppsala, distributed across 15 units at Uppsala University and the Swedish University of Agricultural Sciences (SLU). The central hub of this network is Navet, located at the Biomedical Centre (BMC), which serves as a collaborative meeting place for the local research community.

KTH is the principal for the activities and is responsible for the national operational support.

Duties

This position combines local and national leadership responsibilities at SciLifeLab Administrative Centre in Uppsala and Operations Office in Solna and Stockholm.

The position as Head of the Administrative Centre for SciLifeLab in Uppsala involves responsibility for the centre’s staff and finances, operation and development of the meeting place Navet, collaboration, representation, etc. You work together with Uppsala’s Scientific Director on the Uppsala Committee for SciLifeLab, and implement local initiatives such as strategic recruitment, calls for proposals, development of governance and process documents, communication and pilot projects. The Head of Administration is the rapporteur of the Uppsala SciLifeLab Committee and a member of its operational management team. You also oversee work environment, core values, salary reviews, and team development.

The position also includes a national assignment from SciLifeLab’s Board to lead the national operational support for SciLifeLab, Operation Office, together with the Head of SciLifeLab Administration at KTH. The Head of SciLifeLab Administration at KTH is currently the Head of Operations. The Director of the Administrative Centre for SciLifeLab in Uppsala will be appointed Deputy Head of Operations. This means that some working hours will be based in Solna and Stockholm and that travelling within and outside the country will occur.

The Head of Operations and the Deputy Head of Operations at SciLifeLab are jointly responsible for managing both the staff and the activities of the Operations Office, as well as managing overall national issues related to SciLifeLab’s mission.

The Operations Office has a broad and strategic mission that includes coordination of SciLifeLab’s finances, producing documentation for the Director and Board, and organising support functions for infrastructure, evaluations and operational monitoring. The office is also responsible for the coordination and administration of training activities, the planning and organisation of scientific events, and SciLifeLab’s communication and information activities. Other key tasks include organising reporting, handling cases and developing administrative processes with a focus on quality and efficiency.

Key areas of responsibility include business planning and financial management as well as resource allocation both within both the Administrative Centre and Operations Office. The roll includes leadership in communication, events, training and collaboration. Other areas are development of research networks and partnerships.

Requirements

We are looking for a person who have experience of and are stimulated by taking responsibility and creating results in knowledge-based environments.

You have a PhD in molecular biosciences or equivalent relevant field and have experience of administration at a university or equivalent academic environment, and you are ready to take on administrative leadership in a research organisation. You have experience of and a strong interest in leading people, as well as organising large-scale operations. In addition, you have experience of budget work. A very good knowledge of Swedish and English, both spoken and written, is a requirement, as both languages are used in the daily work.

Your personal qualities are of great importance. You are communicative, structured and have the ability to engage co-workers, and to set goals and directions for both employees and the organisation. You are good at building trust and developing relationships. You have the ability to quickly familiarise yourself with new and complex projects, have good analytical skills and show initiative. Independence, responsiveness, teamwork and unpretentiousness are essential to succeed in this role.

Additional qualifications

It is meritorious if you have participated in one or more activities such as communication, collaboration with industry or health care and contract management. Participation in training and major event planning is also meritorious as SciLifeLab provides training in various methods and techniques. Experience from working within or with governmental bodies is an advantage.

About the employment

The post is open-ended (probationary period may apply). The duration is 100 %. Start date as soon as possible or as agreed. Location: Uppsala, as well as some hours at the Solna office. You will also be expected to attend national and international meetings elsewhere.

Föreståndare vid Administrativt centrum för SciLifeLab i Uppsala, med nationellt uppdrag som SciLifeLab vice verksamhetschef.

SciLifeLab är ett internationellt ledande forskningscentrum som grundades 2010 genom en gemensam satsning mellan fyra universitet: Karolinska Institutet (KI), Kungliga Tekniska högskolan (KTH), Stockholms universitet (SU) och Uppsala universitet (UU). SciLifeLab utvecklar, använder och erbjuder avancerade tekniker för att skapa ökad förståelse av livsviktiga processer på molekylär nivå med fokus på hälsa och miljö. År 2013 utsågs SciLifeLab till nationell forskningsinfrastruktur och har idag verksamhet vid de flesta större svenska lärosäten. Då SciLifeLab är ett akademiskt forskningscentrum är alla som arbetar inom SciLifeLab i grunden anställda vid ett av universiteten.

I Uppsala finns cirka 25 procent av SciLifeLabs nationella infrastruktur, fördelat på 15 enheter. SciLifeLabs forskningsgemenskap och enheter vid SciLifeLab Uppsala är spridda över både Uppsala universitet och SLU:s campus. I hjärtat av detta nätverk ligger Navet, beläget vid Biomedicinska centrum (BMC).

KTH är huvudman för verksamheten och ansvarar för det nationella verksamhetsstödet.

Arbetsuppgifter
Anställningen som föreståndare för Administrativt centrum för SciLifeLab i Uppsala innebär ansvar för centrumbildningens personal och ekonomi, drift av mötesplatsen Navet, samverkan, representation med mera. Det ingår även att tillsammans med Uppsalas vetenskapliga direktör arbeta med Uppsalas kommitté för SciLifeLab, och genomföra dess lokala satsningar som till exempel strategiska rekryteringar, utlysningar, utveckling av styr- och processdokument, kommunikation samt pilot-projekt. Föreståndaren är föredragande i Uppsalas kommitté för SciLifeLab och medlem i kommitténs operativa ledningsgrupp. Rollen innebär dessutom ett aktivt arbete med värdegrund, arbetsmiljöfrågor, lönesamtal, utvecklingssamtal och grupputveckling.

I anställningen ingår också ett nationellt uppdrag från SciLifeLabs styrelse att tillsammans med avdelningschefen för SciLifeLab Administration vid KTH leda det nationella verksamhetsstödet för SciLifeLab, Operation Office. Avdelningschefen för SciLifeLab Administration KTH innehar idag uppdraget som verksamhetschef och föreståndaren för Administrativt centrum för SciLifeLab i Uppsala kommer därmed få uppdraget som vice verksamhetschef. Detta innebär att viss arbetstid kommer vara förlagd till Stockholm. Dessutom förekommer resor inom och utom landet i tjänsten.

Verksamhetschef och vice verksamhetschef vid SciLifeLab har ett gemensamt ansvar för att leda både personal och verksamhet vid Operations Office samt att hantera övergripande nationella frågor kopplade till SciLifeLabs uppdrag.

Operations Office har ett brett och strategiskt uppdrag som innefattar koordinering av SciLifeLabs ekonomi, framtagning av underlag och ärenden till direktör och styrelse, samt organisation av stödfunktioner för infrastruktur, utvärderingar och verksamhetsuppföljning. Vidare ansvarar kontoret för samordning och administration av utbildningsaktiviteter, planering och genomförande av vetenskapliga evenemang samt SciLifeLabs kommunikation och informationsverksamhet. Andra centrala uppgifter är att organisera återrapportering, handlägga ärenden och utveckla administrativa processer med fokus på kvalitet och effektivitet.

Ledningsansvaret omfattar även verksamhetsplanering, ekonomistyrning och resursfördelning inom Operations Office, samt ledarskap inom områden som kommunikation, event, utbildning, samverkan och forskningsnätverk. 

Kvalifikationskrav
Vi söker dig som har erfarenhet och stimuleras av att ta ansvar och skapa resultat i kunskapsintensiva miljöer.

Du har doktorsexamen inom molekylär biovetenskap eller motsvarande relevant område och har erfarenhet av administration vid ett universitet eller motsvarande akademisk miljö. Du är redo att ta ett administrativt ledarskap i en forskningsorganisation. Du har dokumenterad erfarenhet och stort intresse av att leda människor, liksom att organisera en omfattande verksamhet. Dessutom har du erfarenhet av budgetarbete. Ett krav är mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift, då båda språken används i det dagliga arbetet.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper. Du är kommunikativ, strukturerad och har förmågan att engagera, entusiasmera samt sätta upp delmål och riktningar för medarbetarna och organisationen. Du är bra på att skapa förtroende och utveckla relationer. Du har en förmåga att snabbt kunna sätta dig in i nya och komplicerade projekt, har en god analytisk förmåga och är initiativrik. Självständighet, lyhördhet, samarbetsförmåga och prestigelöshet är av största betydelse för att lyckas i denna roll.

Önskvärt/meriterande i övrigt
Det är meriterande om du deltagit i någon eller flera verksamheter som till exempel kommunikation, samverkan med industri eller hälso- och sjukvård samt avtalshantering. Även delaktighet i utbildning och större eventplanering är meriterande då SciLifeLab ger en hel del utbildning inom olika metoder och tekniker. Erfarenhet från arbete inom eller med myndigheter är meriterande.

Om anställningen 
Anställningen är tillsvidare (provanställning kan tillämpas). Omfattningen är 100 %. Tillträde snarast eller enligt överenskommelse. Placeringsort: Uppsala. Arbete på Solna kontoret förekommer. Du förväntas även delta i nationella och internationella möten på annan ort.